Normes et
Pratiques de
Gestion

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But de l'application

Cette base présente les normes et pratiques de gestion du ministère de la Santé et des Services sociaux. Le Manuel de gestion financière (Tome 1) et le Répertoire des circulaires (Tome 2) sont disponibles.


MANUEL DE GESTION FINANCIÈRE

Cette section présente le Manuel de gestion financière sous la forme de table des matières et présente la liste des centres d'activités.

Manuel de gestion financière

Table des matières (Classement par chapitre)

RÉPERTOIRE DES CIRCULAIRES

Cette section présente la liste des circulaires en vigueur selon divers critères de classement.

Répertoire des circulaires
Index par no dossier (Classement selon le numéro de dossier de la circulaire) - Version imprimable
Index par sujet (Classement selon le sujet de la circulaire) - Version imprimable
Index par codification (Classement par volume, chapitre, sujet, document)
Index analytique (Classement par mot clé, chacune des circulaires pouvant être inscrite sous un ou plusieurs mot(s) clé(s))
Index chronologiqe (Classement selon la date d'émission de la circulaire) - Version imprimable

Service gratuit de « Nouveautés »

Sur le site Internet du Ministère, vous pouvez vous inscrire afin de recevoir un avis hebdomadaire, par courrier électronique,
des nouvelles circulaires et du manuel de gestion financière du Ministère. Vous y retrouverez le formulaire d’inscription à l'adresse suivante : www.msss.gouv.qc.ca/documentation , sous la rubrique « Service Nouveautés ».



Cette section donne accès au document que vous consultez présentement.



Les sections "Manuel de gestion financière" et "Répertoire des circulaires" vous offrent la possibilité d'effectuer une recherche dans chacune de leur section respective.



MANUEL DE GESTION FINANCIÈRE

Utilisation de la table des matières

Les documents du Manuel de gestion financière sont présentés par chapitre. Pour voir tous les documents classés sous un chapitre, cliquez sur l'icône [ ]. Pour consulter un document électronique du Manuel de gestion financière par chapitre, se positionner sur « Table des matières » et double-cliquez sur l’élément sélectionné. L’affichage vous permettra d’accéder au(x) fichier(s) PDF de ce même document.




Utilisation des centres d’activités

Les centres d'activités et sous-centres sont présentés par ordre numérique. Pour consulter un document électronique par centre d'activités du Manuel de gestion financière, se positionner sur "Centres d'activités" et double-cliquez sur le centre d’activités sélectionné. L’affichage vous permettra d’accéder au(x) fichier(s) PDF de ce même document.








/
Utilisation des index

    À partir de différents index, vous pouvez consulter les circulaires. Pour chaque index, l'information est classée selon le contenu de la première colonne. Vous pouvez changer l'ordre croissant ou décroissant de cette colonne en cliquant sur cette icône []. Dans l'index analytique, plusieurs documents peuvent être regroupés sous un même mot clé. Pour voir tous les documents classés sous un mot clé, cliquez sur l'icône [ ].
      Pour consulter une circulaire électroniquement, vous double-cliquez sur le document sélectionné. L’affichage vous permettra d’accéder au (x) fichier(s) PDF de cette même circulaire.



    Consultation des circulaires

      La barre de navigation de l’affichage vous permet de fermer la circulaire, de passer d'une circulaire à l'autre ou d'imprimer la circulaire.

      Si le document excède la largeur de la fenêtre, assurez-vous d'afficher la barre de défilement horizontal en choisissant dans le menu "Vue --> Afficher --->Barre de défilement".



    Personne ressource : Luce Grand’Maison (418) 266-5942
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    Note : Cette section assume que vous avez une bonne connaissance de Notes.




    Ce bouton vous permet d'accéder aux fonctions de gestion de cette base et est réservé aux gestionnaires et aux éditeurs de documents.

    Sécurité

    Il existe trois (3) niveaux d'accès pour cette base, dont deux (2) au niveau du module de gestion. Le premier niveau est celui des usagers en mode "Consultation" seulement. Ce niveau permet seulement de consulter les documents dans la base. Le niveau "Éditeurs" permet de créer de nouveaux documents. L'éditeur ne peut modifier que les documents qu'il a lui-même créés. De plus, les nouveaux documents créés par un éditeur ne sont pas disponibles pour consultation par les utilisateurs. Une étape d'approbation est requise et est réservée au gestionnaire. Le niveau "Gestionnaire" donne accès à toutes les fonctions du système.

    Les paramètres de sécurité requis dans la liste de contrôle d'accès de Notes pour les niveaux d'accès mentionnés ci-haut sont les suivants:


    Niveau d'accèsAccèsRôle
    ConsultationLecteur
    Éditeur Auteur[Éditeur]
    GestionnaireEditeur[Éditeur] + [Gestionnaire]

    Note 1 : Le code "Par défaut" dans la liste de contrôle d'accès doit avoir les permissions d'accès à "Pas d'accès" afin de restreindre l'accès à cette base au personnel autorisé.

    Note 2 : L'accès "Gestionnaire" dans la liste de contrôle d'accès doit être réservé aux personnes qui gèrent (modification de la liste de contrôle d'accès, création de l'index, réplication, etc) les bases Notes de votre réseau.

    Création de l'index

    La création de l'index est requise pour pouvoir utiliser les capacités de recherche de l'application. L'option "Indexer les rattachements" doit être absolument sélectionnée pour permettre la recherche des circulaires via les documents annexés.


    Section du module de gestion

    Le module de gestion se divise en trois sections : Pilotage, Document - Manuel et Document - Circulaire.
    Les deux premières sections sont réservées au gestionnaire.


    Cette section présente quatre fonctions : Mot clé, Type de document, Circulaires archivées, Documents du Manuel de gestion financière archivés.

    Mot clé

    Cette fonction permet de créer, modifier ou effacer des mots clés. Les mots clés sont utilisés lors de la création d'une circulaire. Les mots clés permettent de générer l'index analytique.

    Type de document

    Le type de document est utilisé lors de la création d'éléments de circulaire. Le type de document permet essentiellement de déterminer si le format du document doit être indexé ou non. Un format de document peut être indexé si la visionneuse de Notes permet de l'ouvrir et si son contenu est un format "texte". Exemple, un document de type "GIF" est une image, la visionneuse Notes permet de l'ouvrir mais ce n'est pas un format "texte". Donc lors de la création de ce type de document, le champ "Indexer" doit être à "Non". Par contre, un document Word est un format "texte" qui peut être ouvert par la visionneuse. Alors, le champ "Indexer" sera à "Oui".

    Circulaires archivées

    Cette fonction permet d'afficher les circulaires ayant été archivées. Les circulaires archivées ne sont plus disponibles pour consultation par les utilisateurs. Par contre, lorsque la circulaire est archivée, elle reste disponible pendant 60 jours dans la section des circulaires sous la rubrique des "Nouveautés". Elle apparaît alors précédée du symbole pour indiquer un retrait. Si une circulaire a été archivée par erreur, il suffit de la sélectionner puis de cliquer sur le bouton "Dé-archiver" dans la barre de menu. Il est possible de modifier une circulaire qui a été archivée en passant en mode révision. La circulaire conserve sont état soit archivé. La circulaire doit être approuvée pour qu'elle redevienne disponible dans la vue Nouveauté.

    Documents du Manuel de gestion financière archivés

    Cette fonction permet d'afficher les documents du manuel ayant été archivés. Les documents archivés ne sont plus disponibles pour consultation par les utilisateurs. Si un document est archivé par erreur, il suffit de le sélectionner puis de cliquer sur le bouton "Dé-archiver" dans la barre de menu.


    Cette section présente une seule fonction : Table des matières

    Table des matières

    La fonction "Table des matières" permet de créer un index dans le but de visionner les sections du Manuel de gestion financière en parcourant une table des matières. Chaque section est identifiée par numéro et titre de chapitre. À l'intérieur des chapitres, les documents sont classés par sujet et par numéro de centre d'activités.

    Cette fonction permet de créer, cloner, modifier, approuver, réviser et archiver un document du manuel. Seules les fonctions créées et clonées sont disponibles pour les "Éditeurs". Lors de la création d'un nouveau document, le seul champ obligatoire est le nom du chapitre. Une fois le document créé, un symbole apparaît dans la table des matières. Ce symbole indique que le document doit être approuvé par un gestionnaire avant d'être diffusé aux utilisateurs. La fonction "Cloner" vous permet de créer une nouvelle copie d'un document du manuel existant.

    La fonction "Approuver" permet de rendre disponible pour consultation un document du manuel en cours de rédaction ( ). Si un document a été approuvé par erreur, il est toujours possible d'annuler sa diffusion en sélectionnant le document et en utilisant la fonction "Réviser". Une fois le nouveau document approuvé, il devient disponible aux utilisateurs. Les lettres de mise à jour et les centres d'activités auxquels on y a rattaché des messages aux abonné(es)), apparaissent, pour 60 jours, dans l'index des nouveautés.

    Finalement, la fonction "Archiver" permet de retirer le document sélectionné. Les documents archivés sont accessibles dans la section "Pilotage - Documents du manuel archivés". Il est possible de modifier un document du manuel qui a été archivée en passant en mode révision. Le document du manuel conserve sont état soit archivé. Le document du manuel doit être approuvée pour qu'il redevienne disponible dans la vue Nouveauté.

    Document - Circulaire

    Cette section présente deux fonctions : Circulaire et élément de circulaire. Cette section est accessible aux "Éditeurs".

    Circulaire

    Cette fonction permet de créer, cloner, modifier, approuver, réviser et archiver une circulaire. Seules les fonctions créées et clonées sont disponibles pour les "Éditeurs". Lors de la création d'une nouvelle circulaire, le seul champ obligatoire est le numéro de dossier. Ce dernier doit être unique et correspondre au format indiqué dans le champ d'aide. Une fois la nouvelle circulaire créée, un symbole apparaît dans la liste des circulaires. Ce symbole indique que la circulaire doit être approuvée par un gestionnaire avant d'être diffusée aux utilisateurs. La fonction "Cloner" vous permet de créer une nouvelle copie d'une circulaire existante. N'oubliez pas de donner un nouveau numéro de dossier avant de sauvegarder cette nouvelle copie.


    La fonction "Approuver" permet de rendre disponible pour consultation une circulaire en cours de rédaction ( ). Si une circulaire a été approuvée par erreur, il est toujours possible d'annuler sa diffusion en sélectionnant la circulaire et en utilisant la fonction "Réviser". Une fois la nouvelle circulaire approuvée, elle devient disponible dans les différents index en plus d'apparaître, pour 60 jours, dans l'index des nouveautés avec le symbole pour indiquer un nouvel ajout.

    Finalement, la fonction "Archiver" permet de retirer la circulaire sélectionnée. Les circulaires archivées sont accessibles dans la section "Pilotage - Circulaires archivées".


    Document(s) indexable(s) (non visible(s))

    Ce champ sert à fournir un document de type Word qui peut être indexé (document indexable) par la recherche plein texte et qui est le texte de la circulaire disponible seulement en format "Image". Donc si l'on saisit toute la circulaire dans le formulaire, ce champ est inutile. Ce champ a pour seule fonction de rendre la recherche dans les circulaires numérisées plus facile sans pour autant rendre le document Word original disponible (non visible).



    Un élément de circulaire est un document d'un type défini dans la vue "Type de document". Ces éléments de circulaire sont un complément à la circulaire qui permet de la présenter sous une autre forme. Cette forme peut être une "Image" digitalisée de la page imprimée de la circulaire ou un format électronique comme le PDF. L'élément de circulaire doit être rattaché à une circulaire existante. La numérotation de chaque élément de circulaire doit être unique. Par contre, le champ "Autre numérotation" est disponible et facilite l'accès et la présentation de l'élément (ex. Annexe 1 - Page 4).